Lanciare un piano contro le rotture in trenta giorni: da dove cominciare?

Perché un ordine, e non una lista

Le leve contro le rotture sono note: ordine, rifornimento, facing, giacenza teorica, riserva, squadra (ridurre le rotture di scaffale in negozio). Il problema non è conoscerle, è lanciarle senza disorganizzare tutto. Un piano in quattro settimane le concatena in modo che ogni passo renda possibile il successivo: non si possono impostare i punti di riordino prima di aver reso affidabile la giacenza, né fissare obiettivi prima di aver misurato.

Settimana 1: misurare

• Scegliere tre reparti da cui cominciare: quelli che pesano di più nelle vendite o nei reclami.
• Rilevare le rotture due volte al giorno (alle 11 e alle 17) su questi reparti, con il metodo di tasso di rottura a scaffale: come calcolarlo. Dieci minuti per reparto e per rilevazione.
• Annotare la causa apparente di ogni rottura: giacenza a zero, prodotto in riserva, giacenza teorica positiva ma niente da nessuna parte, facing troppo corto.
• Non cambiare nient’altro questa settimana: l’obiettivo è una misura di partenza onesta.

Risultato atteso a fine settimana: un tasso di rottura per reparto, un ordine di grandezza della quota di rotture “prodotto in negozio ma non a scaffale” e una prima lista delle referenze che tornano.

Settimana 2: i guadagni rapidi

• Un giro di rifornimento a fine pomeriggio sui tre reparti, verso le 17, centrato sulle venti referenze a più alta rotazione (organizzare il rifornimento).
• Riordinare la riserva dei tre reparti: un posto per famiglia, i prodotti ad alta rotazione vicino alla porta e la regola “niente aspetta più di un giro” (organizzare la riserva).
• Continuare la rilevazione per vedere l’effetto.

Queste due azioni non costano nulla e agiscono sulle rotture “prodotto in negozio ma non a scaffale”, spesso la quota più grande secondo Corsten e Gruen.

Settimana 3: rendere affidabile

• Lanciare l’inventario rotativo sulle cinquanta referenze più vendute dei tre reparti, dieci al giorno (inventario rotativo: venti minuti al giorno). Correggere la giacenza a ogni scarto.
• Rivedere i punti di riordino di queste cinquanta referenze con le vendite reali delle ultime quattro settimane (ordine automatico e rotture).
• Adeguare il facing delle referenze che vanno in rottura ogni pomeriggio nonostante il giro delle 17 (facing e capacità di scaffale).

Questa settimana affronta le rotture sopravvissute alla settimana 2: quelle della giacenza teorica falsa e dell’ordine mal impostato.

Settimana 4: installare

• Il cruscotto settimanale con i cinque indicatori di cruscotto rotture, compilato a partire dalle rilevazioni.
• Un obiettivo per reparto, realistico a partire dalla misura della settimana 1: per esempio, passare dall’8 % al 5 % in tre mesi.
• Il ruolo del capo reparto formalizzato, con i suoi tre momenti quotidiani protetti (il ruolo del capo reparto).
• L’estensione agli altri reparti, uno o due al mese, con la stessa sequenza.

Cosa richiede il piano

Risorsa	Quantità	Chi
Rilevazione a scaffale	20 min al giorno per reparto	addetto di reparto
Giro di rifornimento delle 17	da 15 a 30 min per reparto	addetto di reparto
Riordino della riserva	mezza giornata per reparto, una volta	squadra del reparto
Inventario rotativo	20 min al giorno	capo reparto
Revisione dei punti di riordino	2 ore, una volta, poi 1 ora al mese	capo reparto
Cruscotto	30 min a settimana	direttore o vice

Nessuno strumento, nessun budget. L’unico prerequisito è il tempo del capo reparto, il che in genere significa togliergli una parte del riempimento degli scaffali.

Un esempio con i numeri (ipotetico)

Prendiamo un supermercato fittizio di 2.000 m² che applica questo piano su drogheria, freschi e cura casa e persona. Misura della settimana 1: 8 % di rottura in media, di cui circa il 40 % di prodotti presenti in riserva o con una giacenza teorica positiva. Fine della settimana 2: le rotture “prodotto in negozio” sono calate molto grazie al giro delle 17 e alla riserva ordinata. Fine della settimana 4: il tasso rilevato si colloca intorno al 5 %, e le rotture restanti sono per lo più rotture di approvvigionamento, da trattare con il magazzino centrale. Questo scenario descrive l’ordine di grandezza atteso; le cifre sono illustrative.

Cosa cambia la segnalazione dei clienti

Il piano poggia sulla rilevazione a scaffale, che richiede tempo e vede solo due momenti al giorno. Con AllertaScaffale, le segnalazioni dei clienti forniscono la misura della settimana 1 in continuo, il cruscotto della settimana 4 senza inserimenti e la lista delle referenze da contare per l’inventario rotativo. Il piano resta lo stesso; parte più in fretta. Prova di 14 giorni, senza carta di pagamento: vedi il piano per i direttori.

Fonti

• Corsten, Gruen, “On Shelf Availability”, 2004: sintesi.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, “Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination”, GMA, 2002: studio completo (PDF).
• DeHoratius, Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: abstract.