Inventario rotativo: il metodo dei venti minuti al giorno per tenere giusta la giacenza teorica

Perché l’inventario annuale non basta

L’inventario annuale serve alla contabilità. Per le rotture arriva troppo tardi: una giacenza sbagliata a febbraio crea rotture fino all’inventario successivo, perché l’ordine automatico si fida della giacenza teorica. Lo studio di DeHoratius e Raman ha misurato il 65 % di record di giacenza inesatti presso un distributore, con scarti tanto più grandi quanto più la referenza vende. Sono proprio le referenze che mancano più spesso dallo scaffale.

L’inventario rotativo corregge la giacenza teorica dove conta, prima che l’errore costi vendite.

Scegliere le referenze da contare

Contare tutto ogni giorno è impossibile. La selezione fa il metodo:

1. Le cinquanta referenze più vendute del negozio, ciascuna contata una volta a settimana (dieci al giorno).
2. Le referenze in promozione, contate il giorno prima dell’operazione e a metà.
3. Le referenze segnalate mancanti con giacenza teorica positiva: è la lista delle probabili giacenze fantasma, da contare il giorno stesso.
4. Le referenze con scarti ricorrenti: quelle dove l’ultimo conteggio ha rivelato uno scarto vengono ricontate la settimana successiva.

Questa selezione cambia ogni giorno; sta su un foglio o su uno schermo.

Il metodo in venti minuti

1. Stampare o visualizzare la lista del giorno: da dieci a quindici referenze, con la loro giacenza teorica.
2. Contare a scaffale poi in riserva, compresi i cartoni aperti e i prodotti mal posizionati nelle vicinanze.
3. Correggere la giacenza teorica subito per ogni scarto, con un motivo: rottura non registrata, furto, errore al ricevimento, prodotto mal posizionato.
4. Registrare lo scarto in una tabella semplice (referenza, data, teorico, reale, causa): quella tabella rivela le cause da trattare.

A dieci referenze al giorno e due minuti per referenza, sono venti minuti, fatti dalla stessa persona, alla stessa ora, preferibilmente prima dell’apertura o nella pausa di tarda mattinata.

Leggere la tabella degli scarti

Dopo un mese, la tabella degli scarti racconta la storia del negozio:

• scarti concentrati nei freschi indicano rotture non registrate;
• scarti su prodotti piccoli e costosi indicano furti;
• scarti al ricevimento su categorie con molte referenze indicano un controllo per cartone invece che per referenza;
• scarti positivi (più reale che teorico) indicano resi o ricevimenti non registrati.

Ogni causa ha il suo rimedio, e il rimedio riduce durevolmente le rotture da giacenza fantasma, descritte in giacenza fantasma: cosa fare quando la giacenza teorica dice che il prodotto c’è.

Cosa evitare

• Contare senza correggere: un conteggio non seguito da una correzione della giacenza teorica è inutile.
• Contare a caso: le referenze a bassa rotazione hanno raramente scarti che costano; la mira fa il rendimento.
• Delegare senza orario fisso: l’inventario rotativo sopravvive se è un rito, non un compito “quando c’è tempo”.

Un esempio

Supermercato di 2.200 m². Inventario rotativo impostato su cinquanta referenze ad alta rotazione, dieci al giorno. Primo mese: 34 scarti trovati su 200 conteggi, di cui 21 giacenze teoriche sovrastimate, cioè 21 referenze il cui ordine automatico non scattava più. Dopo la correzione e il trattamento delle cause (registrazione delle rotture nei freschi, controllo per referenza al ricevimento), il secondo mese conta 12 scarti, e le segnalazioni di rottura su quelle referenze calano di un terzo.

Cosa cambia la segnalazione dei clienti

AllertaScaffale fornisce la terza lista del metodo, la più redditizia: i prodotti che i clienti segnalano mancanti mentre la giacenza teorica dice che ci sono. Sono giacenze fantasma che costano vendite proprio ora, da contare il giorno stesso. Prova di 14 giorni, senza carta di pagamento: vedi il piano per i direttori.

Fonti

• DeHoratius, Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: abstract.
• Corsten, Gruen, “On Shelf Availability”, 2004: sintesi.