Giacenza fantasma: cosa fare quando la giacenza teorica dice che il prodotto c'è?

Cos’è la giacenza fantasma

La giacenza teorica è ciò che il gestionale crede di avere: ricevimenti meno vendite meno uscite registrate. La giacenza reale è ciò che c’è a scaffale e in magazzino. Quando la teorica è superiore alla reale, la differenza è una giacenza fantasma: pezzi che esistono solo nel database.

Il problema non è contabile, è commerciale: l’ordine automatico si attiva quando la giacenza teorica scende sotto una soglia. Se il sistema crede che restino quattro pezzi mentre lo scaffale è vuoto, l’ordine non parte, e la rottura dura finché qualcuno se ne accorge. Sono queste le rotture che gli strumenti gestionali non vedono, e che fanno parte del 72 % di rotture di origine negozio misurate da Corsten e Gruen.

Da dove viene

Le cause sono banali e cumulative:

• rotture e scaduti buttati senza registrazione, soprattutto nel fresco;
• furti, che si vedono solo all’inventario;
• errori in ricevimento: un collo contato per due, una referenza confusa con la vicina;
• prodotti riposti male, in magazzino o in un altro reparto: esistono, ma non dove il cliente cerca;
• resi e cambi non trattati;
• sostituzioni in cassa: il prodotto venduto non è quello scansionato.

Ogni causa pesa poco; la loro somma è importante. Lo studio di DeHoratius e Raman su un distributore americano di 37 negozi ha trovato il 65 % di schede di giacenza inesatte, con scarti tanto più grandi quanto più la referenza ruota veloce e il reparto è carico.

Perché costa più di una rottura ordinaria

Una rottura con giacenza teorica giusta si corregge da sola: l’ordine parte, il prodotto torna. Una rottura con giacenza fantasma non si corregge: niente la innesca. Dura giorni, a volte fino all’inventario successivo. Su un prodotto ad alta rotazione, sono decine di vendite perse al giorno, calcolabili con il metodo di come misurare le vendite perse a causa delle rotture.

Come rilevarla

Tre metodi, dal meno al più rapido:

1. L’inventario rotativo mirato: contare ogni settimana le cinquanta referenze a più alta rotazione del negozio, quelle dove una giacenza fantasma costa di più. Bastano venti minuti al giorno.
2. Le vendite anormalmente basse: una referenza le cui vendite scendono a zero o quasi per due giorni mentre la giacenza teorica è positiva è quasi sempre una giacenza fantasma. Un report settimanale su questo incrocio mette la lista sotto gli occhi.
3. La segnalazione immediata del vuoto: chi vede lo scaffale vuoto, addetto o cliente, lo segnala all’istante; la giacenza teorica viene corretta e l’ordine innescato lo stesso giorno.

Come prevenirla

• Registrare le rotture nel momento in cui vengono constatate, con uno strumento semplice sul punto vendita, non a fine giornata.
• Ricevere per referenza, non per collo, sulle categorie con molte referenze simili (profumeria, tinte, cancelleria).
• Ordinare il magazzino per reparto e per referenza: un prodotto introvabile in magazzino è una giacenza fantasma per lo scaffale.
• Verificare la giacenza teorica di ogni referenza in promozione prima dell’inizio della promozione.

Cosa cambia la segnalazione dei clienti

La giacenza fantasma si vede a scaffale prima di vedersi nel sistema. Con AllertaScaffale, il cliente che trova lo scaffale vuoto scansiona il prodotto; il direttore riceve la referenza e può verificare la sua giacenza teorica lo stesso giorno, invece di aspettare l’inventario. I prodotti segnalati mentre la giacenza teorica è positiva sono, per costruzione, la lista delle giacenze fantasma del negozio. Prova di 14 giorni senza carta di credito: vedi l’offerta per i direttori.

Fonti

• DeHoratius, Raman, « Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis », Management Science, 2008: sintesi.
• Corsten, Gruen, « On Shelf Availability », 2004: sintesi.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, « Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination », GMA, 2002: studio completo (PDF).