Ordine automatico e rotture: come impostare la scorta minima e il punto di riordino?

Cosa fa davvero l’ordine automatico

I sistemi gestionali del negozio ordinano da soli, secondo tre parametri per referenza:

• il punto di riordino (o scorta minima): il livello di giacenza teorica sotto il quale parte un ordine;
• lo stock massimo (o quantità obiettivo): il livello che l’ordine cerca di raggiungere;
• il tempo di consegna: il tempo tra l’ordine e l’arrivo del prodotto sullo scaffale.

Nient’altro. Il sistema non vede né lo scaffale, né il sabato, né la promozione, a meno che non gli siano stati descritti. Secondo Gruen, Corsten e Bharadwaj, ordine e previsione in negozio sono la prima causa delle rotture, prima del rifornimento: impostare questi tre parametri è quindi una leva diretta.

La formula del punto di riordino

Punto di riordino = vendite giornaliere medie × tempo di consegna (in giorni) + scorta di sicurezza.

La scorta di sicurezza copre le variazioni: un giorno di vendite è un minimo ragionevole per un prodotto a vendite regolari, due giorni per un prodotto con vendite molto variabili.

Referenza	Vendite al giorno	Tempo di consegna	Sicurezza	Punto di riordino
Latte parzialmente scremato 1 l	200	1 giorno	1 giorno (200)	400
Biscotti di punta	40	2 giorni	1 giorno (40)	120
Tinta per capelli, tonalità comune	2	3 giorni	2 giorni (4)	10

Lo stock massimo si fissa poi sulla capacità di stoccaggio (scaffale più riserva) e sulla frequenza d’ordine desiderata: ordinare ogni due giorni implica un massimo di almeno due giorni di vendite sopra il punto di riordino.

I quattro errori che rendono inutile l’ordine automatico

1. Impostare sulla media annua. Le vendite della referenza variano per giorno della settimana e per stagione. Un punto di riordino calcolato sulla media è troppo basso il sabato e prima delle feste, troppo alto a gennaio. I sistemi recenti accettano profili per giorno della settimana; altrimenti, le venti referenze più vendute meritano un’impostazione manuale prima di ogni periodo di punta (rotture del sabato e delle vigilie di festa).
2. Ignorare la promozione. Una promozione moltiplica le vendite da tre a dieci volte; senza alzare il punto di riordino durante l’operazione, l’ordine automatico parte troppo tardi (promozioni e rotture a scaffale).
3. Fidarsi di una giacenza teorica falsa. Il punto di riordino si confronta con la giacenza teorica. Se la giacenza teorica è sovrastimata, l’ordine non parte e la rottura dura fino all’inventario. È la giacenza fantasma, trattata in giacenza fantasma: cosa fare quando la giacenza teorica dice che il prodotto c’è.
4. Dimenticare il tempo di consegna reale. Il tempo da inserire non è quello del trasportatore ma quello tra l’ordine e lo scaffale: ricevimento, controllo e rifornimento compresi. Un giorno dimenticato qui è un giorno di rottura per ciclo.

Come verificare le proprie impostazioni

Una volta al mese, estrarre le cinquanta referenze più vendute di ogni reparto con il loro punto di riordino, le vendite giornaliere reali delle ultime quattro settimane e il tempo di consegna. Ogni referenza il cui punto di riordino è inferiore a vendite × tempo è una rottura programmata a ogni ciclo. Questa revisione rivela in genere punti di riordino mai rivisti dalla creazione della referenza, mentre le sue vendite sono raddoppiate.

Cosa cambia la segnalazione dei clienti

Un prodotto segnalato mancante dai clienti mentre l’ordine automatico non ha fatto scattare nulla è un parametro sbagliato o una giacenza fantasma. AllertaScaffale fornisce quella lista ogni giorno; indica direttamente le referenze da rivedere. Prova di 14 giorni, senza carta di pagamento: vedi il piano per i direttori.

Fonti

• Gruen, Corsten, Bharadwaj, “Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination”, GMA, 2002 (quota delle cause ordine e previsione): studio completo (PDF).
• DeHoratius, Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: abstract.