Ricevimento e controllo per referenza: come evitare le rotture fin dalla banchina?

Cosa lascia passare il ricevimento per collo

La maggior parte dei negozi riceve contando i colli e firmando la bolla. Il sistema registra allora le quantità ordinate come consegnate. Tutto ciò che differisce nei colli diventa un errore di giacenza teorica:

• una referenza mancante in un collo completo in apparenza;
• una referenza sostituita dal fornitore o dal magazzino centrale (altro gusto, altro formato);
• una rottura in trasporto;
• uno scambio tra due negozi dello stesso giro.

DeHoratius e Raman hanno misurato il 65 % di record di giacenza inesatti presso un distributore, e una parte di questi scarti nasce in banchina. Il meccanismo è descritto in giacenza fantasma: cosa fare quando la giacenza teorica dice che il prodotto c’è: la giacenza mostra il prodotto, l’ordine automatico non scatta, lo scaffale resta vuoto finché qualcuno se ne accorge.

Controllare per referenza, non per collo

Il controllo per referenza verifica che ogni referenza attesa sia presente nella quantità attesa. Su una consegna di 60 colli e 400 referenze, farlo per intero richiede un’ora: raramente possibile. Il metodo consiste nel mirare:

1. Le cinquanta referenze più vendute del negozio, a ogni consegna: sono quelle che costano di più in rottura.
2. I prodotti in promozione nella settimana dell’operazione: un pallet promo incompleto è una promozione in rottura dal primo giorno (promozioni e rotture a scaffale).
3. I prodotti costosi e piccoli (parafarmacia, rasoi, cartucce): errori e sparizioni frequenti.
4. Un campione rotativo di dieci referenze per consegna, per individuare fornitori o giri problematici.

Su queste referenze il controllo è unitario: il collo viene aperto, il contenuto contato, lo scarto inserito nel sistema prima che la giacenza teorica venga aggiornata.

Registrare lo scarto, non solo constatarlo

Il controllo non serve a nulla se lo scarto non entra nel sistema. Tre regole:

• lo scarto è inserito il giorno stesso: la giacenza teorica deve riflettere la consegna reale prima dell’ordine del giorno dopo;
• lo scarto è datato e attribuito (fornitore, magazzino centrale, giro): dopo un mese, la tabella degli scarti indica la causa da trattare;
• la riserva riceve il prodotto al suo posto (organizzare la riserva per evitare le rotture): un prodotto controllato e poi perso in riserva riproduce la rottura appena evitata.

Leggere la tabella degli scarti

Dopo un mese, la tabella degli scarti di ricevimento risponde a tre domande:

Constatazione	Causa probabile	Azione
Scarti concentrati su un fornitore	preparazione del fornitore	contestazione, controllo sistematico di quel fornitore
Scarti concentrati su un giro	scambio tra negozi	confronto con il magazzino centrale e il negozio vicino
Scarti sui piccoli prodotti costosi	sparizione tra magazzino e scaffale	colli sigillati, controllo all’apertura
Scarti positivi (più consegnato che ordinato)	errore di inserimento dell’ordine	verificare i parametri d’ordine

Questa tabella alimenta anche il livello di servizio del fornitore reale del negozio, spesso diverso da quello che il magazzino centrale annuncia (livello di servizio del fornitore e tasso di rottura).

Un esempio con i numeri (ipotetico)

Prendiamo un caso fittizio. Supermercato di 2.500 m², una consegna dal magazzino centrale al giorno. Ricevimento per collo, nessuno scarto inserito. L’inventario rotativo impostato su 50 referenze trova 21 giacenze teoriche sovrastimate in un mese, di cui 9 con origine in una consegna incompleta non rilevata. Dopo il passaggio al controllo per referenza su quelle 50 referenze e sulle promozioni (25 minuti per consegna), il mese successivo conta 4 scarti di origine ricevimento nell’inventario rotativo, e le rotture segnalate su quelle referenze calano di un quarto. Le cifre sono illustrative.

Cosa cambia la segnalazione dei clienti

Un prodotto segnalato assente dai clienti il giorno di una consegna, mentre la giacenza teorica è appena stata accreditata, è il primo segno di un ricevimento sbagliato. AllertaScaffale dà quella lista la sera stessa: il controllo del mattino dopo sa dove guardare. Prova di 14 giorni, senza carta di pagamento: vedi il piano per i direttori.

Fonti

• DeHoratius, Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: abstract.
• Corsten, Gruen, “On Shelf Availability”, 2004: sintesi.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, “Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination”, GMA, 2002: studio completo (PDF).