Come coinvolgere la squadra di reparto nella caccia ai vuoti?

Perché la squadra è il primo rilevatore

Un addetto di reparto passa la giornata davanti agli scaffali. Vede i vuoti prima di tutti, spesso prima del cliente. Ma vedere non è segnalare: se bisogna andare in ufficio, annotare su un quaderno, o aspettare il giro del caporeparto, l’informazione si perde, e il vuoto resta fino al prossimo passaggio di rifornimento. Il 72 % di rotture di origine negozio misurato da Corsten e Gruen è, in buona parte, fatto di vuoti che qualcuno ha visto senza che nulla si attivasse.

Un numero per reparto, affisso ogni giorno

Una squadra non può migliorare su ciò che non misura. Il tasso di rottura a scaffale di ogni reparto, rilevato a orario fisso e affisso in magazzino o sulla bacheca della squadra, cambia la conversazione: non si parla più di « ci sono vuoti », ma di « 7,5 % ieri, 5 % oggi ». La rilevazione è spiegata in tasso di rottura a scaffale: come calcolarlo.

Tre regole perché il numero motivi invece di scoraggiare:

• confrontare ogni reparto con se stesso (la settimana scorsa), non con gli altri reparti;
• affiggere anche la lista dei dieci prodotti che mancano più spesso, perché è su quelli che si agisce;
• fissare un obiettivo raggiungibile (scendere sotto il 5 %, poi sotto il 4 %) piuttosto che un ideale.

Un gesto per segnalare, senza passare dall’ufficio

La segnalazione deve richiedere meno tempo che non fare niente. Un quaderno in ufficio non funziona; un messaggio al caporeparto si perde; un’app sul telefono dell’addetto, che scansiona il prodotto o l’etichetta di scaffale, funziona perché si fa sul posto in pochi secondi. Il vuoto segnalato alimenta direttamente la lista del prossimo passaggio di rifornimento, descritta in come organizzare il rifornimento per evitare i vuoti a scaffale.

Questo gesto serve anche a far risalire le cause: « in magazzino », « giacenza teorica sbagliata », « facing troppo piccolo ». È la squadra che sa, ed è questa informazione che permette di trattare la causa invece del sintomo.

Un riscontro, in fretta

La segnalazione si spegne se non segue nulla. Il riscontro può essere minimo, ma deve essere visibile: il vuoto è stato riempito entro un quarto d’ora; il facing della referenza è stato raddoppiato; la giacenza teorica è stata corretta e l’ordine è partito. Un punto di cinque minuti al briefing del mattino su « cosa è stato segnalato ieri e cosa ne abbiamo fatto » basta a mantenere il ciclo.

Cosa non fare

• Un premio sul solo tasso di rottura: spinge a non rilevare i vuoti. Se premio dev’esserci, riguarda il numero di segnalazioni trattate, non il tasso.
• Una riunione settimanale dedicata: non sopravvive alla prima settimana intensa. L’argomento vive nel briefing quotidiano.
• Un obiettivo unico di negozio: nasconde i reparti in difficoltà e non impegna nessuno.

Un esempio

Reparto casa e igiene, quattro persone. Settimana 1: rilevazione alle 11 e alle 17, tasso affisso, 8 % in media. Settimana 2: segnalazione da telefono attivata, 60 segnalazioni, di cui 18 « in magazzino » e 9 « giacenza teorica sbagliata ». Settimana 3: nove giacenze corrette, due facing raddoppiati, un passaggio di rifornimento aggiunto alle 17. Settimana 4: 4,5 %. Il numero affisso ha fatto il resto.

Cosa cambia la segnalazione dei clienti

AllertaScaffale dà lo stesso gesto alla squadra e ai clienti: una scansione, un avviso, una lista. Il direttore vede in un’unica dashboard cosa è stato segnalato, da chi, e cosa resta da trattare; la squadra vede il riscontro delle sue segnalazioni. Prova di 14 giorni senza carta di credito: vedi l’offerta per i direttori.

Fonti

• Corsten, Gruen, « On Shelf Availability », 2004: sintesi.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, « Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination », GMA, 2002: studio completo (PDF).